Vanuit SharePoint kan standaard iedereen de data delen naar externen. Hieronder de stappen voor het uitnodigen en een handleiding om naar de ontvanger te sturen.

Deze kan meegestuurd worden in de uitnodiging. Zie dan ook onderaan het voorbeeld bericht.

Uitnodiging versturen naar externen

Stappen voor het delen vanuit SharePoint en Teams (In Teams is bij het bestand hetzelfde deel icoon te vinden)

• Ga met je muis over het bestand/map heen. Er verschijnen beheeropties naast de bestandsnaam. Klik op het Deel icoon (1).
  LET OP: Wees er van bewust dat bij het delen van een map alle onderliggende mappen en bestanden ook beschikbaar wordt voor de externe persoon.
  
  
  
• Klik op het Tandwiel om te bepalen voor wie de koppeling werkt:
  
  
  
• Kies welke type koppeling je wilt gebruiken:
  
  
  
  
  
• Kies optie Specifieke personen (1), maak de keuze bij Andere instellingen (2) of je de personen alleen wilt laten lezen of ook wijzigen en of ze bestanden mogen downloaden.
  Klik daarna op Toepassen (3)
  
  
  
• Voer de mail adressen in (1) van de personen met wie je de data wilt delen, type een duidelijk bericht (2) (Zie hieronder voorbeeld bericht)
  
  
  
  Voorbeeld bericht, plak dit in de uitnodiging en pas aan waar nodig:
  Beste <naam ontvanger>,
  Hierbij gedeelde data van <Bedrijfsnaam>. Op de volgende link is een handleiding te vinden van de te volgen stappen om de data te bereiken en enkele tips.
  https://docs.kantoor365.online/DOC-1035042522022121-3046740518666383
  Via de knop “Openen” ga je naar de website om de data te bekijken.
  
  Met vriendelijke groet,
  <naam verstuurder>
• Klik op Verzenden

Verwijderen van rechten externe persoon

Volg onderstaande stappen als je de gedeelde rechten van een externe persoon weer wilt verwijderen:

1. Zoek het bestand/map waarbij je de rechten wilt verwijderen en ga met je muis over het bestand/map heen . Er verschijnen beheeropties naast de map/bestandsnaam.
   Klik op het Deel icoon (1).
2. Klik links onderin op de poppetjes afbeeldingen
   
   
   
3. Zoek in het tabblad Gebruiker de gewenste externe gebruiker op en klik deze aan.
4. Het toegang beheren scherm van deze gebruiker verschijnt.
   
   
   
5. Klik op hierboven aangegeven poppetjes icoon met driehoek (1) ernaast en klik op het kruisje (2) om de rechten te verwijderen.
6. Een bevestigingsvraag wordt gesteld. Klik op Verwijderen en sluit het toegang beheren scherm met het kruisje (3) bovenin.

De rechten voor de externe persoon zijn verwijderd.